Chuyển địa điểm làm việc là một thay đổi lớn, có thể mang đến cho cơ quan các bạn nhiều cơ hội tuy nhiên cũng có thể ẩn chứa nhiều tổn thất trong làm ăn. Các bạn lo lắng: Không biết nhận diện công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, chất lượng? Các bạn chưa biết lên kế hoạch vận chuyển như thế nào? Đừng lo lắng, công ty chuyển nhà trọn gói Movinghouse chia sẻ một số kinh nghiệm quan trọng khi chuyển văn phòng.
Kinh nghiệm chuyển văn phòng - Các bước cụ thể
Một tháng trước ngày chuyển dọn
Các bạn nên chọn ngày tốt, tháng tốt để chuyển văn phòng là việc làm ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên bạn nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì khi nơi làm việc thay đổi, các giao dịch sẽ bị tạm thời gián đoạn, nhân viên cũng khó có thể tập trung giao dịch với khách hàng.
Lập kế hoạch các đồ đạc cần chuyển đi, số lượng các nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại tại văn phòng mới. Bạn nên thanh lý các đồ đạc, bàn ghế không còn dùng nữa để giảm tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm tiền cho việc chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.
Công việc cần làm trước 1 - 2 tuần so với ngày chuyển dọn
Hãy thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến tất cả khách hàng bằng email, điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,...Đừng quên yêu cầu nhân viên đóng gói các loại đồ đạc cá nhân. Hãy sắp xếp các loại hồ sơ quan trọng và các đồ đạc khác một cách ngăn nắp.
Kinh nghiệm quan trọng trong khi chuyển văn phòng: Vào khoảng 1 tuần trước ngày chuyển đi đại diện văn phòng cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi sẽ chuyển đi và nơi chuyển đến để được phép dùng thang máy, ra vào tầng hầm.
Những lưu ý trong ngày chuyển đi
Bạn cần một người giám sát tổng thể, đây là người sẽ chịu trách nhiệm làm việc với công ty cung cấp dịch vụ chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp kịp thời. Điều lưu ý quan trọng nữa là, hãy phân công 2 người thực hiện quan sát ở hai đầu: Nơi làm việc cũ và chỗ làm việc mới. Sau đó, một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) mục đích đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.
Doanh nghiệp của bạn cần phải có trách nhiệm vệ sinh nơi làm việc Nhân viên Movinghouse thực hiện các thao tác tháo, lắp thiết bị văn phòng cũ sau khi di dời đồ đạc. Cần trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản. Đây là việc làm mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.
Một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng cần lưu ý
Ngoài các lưu ý trên đây, còn một số kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn cần tham khảo nhằm để hạn chế mọi rắc rối có thể xảy ra tiêu biểu như: Để chắc chắn không bỏ sót bất cứ việc gì khi di chuyển nơi làm việc, mỗi người cần biết cách lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết.
Theo Vũ Hồng Phong - giám đốc công ty chuyển nhà trọn gói Movinghouse chia sẽ “nên chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hay một số người chịu trách nhiệm giúp giảm mệt mỏi”. Hãy tìm công ty chuyển văn phòng uy tín, có kinh nghiệm và giá cả hợp lý.
Chuẩn bị những kinh nghiệm chuyển văn phòng trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển nơi làm việc. Chúc doanh nghiệp của bạn đại cát đại lợi khi chuyển tới nơi làm việc mới!
